La division surveille et audite toutes les divisions du collège, car toutes ses unités sont auditées, y compris les salaires et les registres de dépenses ou de revenus. Réceptionner et caisses enregistreuses, les rapprocher, suivre l’exécution du budget, surveiller les entrepôts et émettre les rapports périodiques
- Aucun décaissement ne sera effectué, quel que soit le montant, à moins que la demande de décaissement soumise ne soit vérifiée.
- Effectuer un audit documentaire de tous les documents d'échange et s'assurer qu'ils sont inscrits aux archives.
- Vérifiez l’onglet dépenses et assurez-vous de la disponibilité de l’approbation financière avant le décaissement.
- Tamponnez les reçus avec la phrase (vérifié) après avoir vérifié leur authenticité pour éviter des dépenses incorrectes.
- Vérifier le registre quotidien général, le registre du fonds et le registre des avances et des fiducies, en mettant l'accent sur le fait d'éviter les rayures et les suppressions, et en signant la correction de l'erreur, le cas échéant.
- S'assurer que le comptable et le gestionnaire comptable signent les documents de décaissement et d'enregistrement.
- Vérifier la balance de vérification, la faire correspondre aux enregistrements et aux signatures et y apposer le sceau de la division de l'audit.
- Mise en correspondance des informations bancaires avec échange, dépôt, signature et scellement de conformité.
- Vérifier les plannings avancés et les signer.
- Organiser un tableau des chèques arrêtés et en assurer le suivi.
- Encrer tous les soldes finaux mensuels renouvelables précédents dans tous les enregistrements.
- Inventaire périodique des fonds par le commissaire aux comptes, en s'assurant de l'exactitude de la réception, du décaissement et du dépôt des liquidités, et en signant et scellant le registre susmentionné.
- Décaissement selon allocation et vérification.
- Vérifier les listes de paie et les dossiers conformément aux ordonnances administratives émises.
- Faire le suivi et verser les retenues au bénéficiaire.
- Suivi du règlement des avances des comités.
- Relecture de cours supplémentaires pour les enseignants et sans compter les jours fériés.
- Demander au conférencier externe de fournir des preuves à l’appui de l’approbation de son département pour donner des cours.
La structure administrative
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- Unité de vérification administrative
- Unité de vérification financière