La division des affaires étudiantes des études préliminaires est liée au vice-doyen aux affaires scientifiques et aux études supérieures. Où elle est l’une des divisions importantes qui entretiennent des relations étroites et directes avec les étudiants. De plus, elle vise à compléter toutes les transactions liées à la poursuite des étudiants et des diplômés et leur fournir leurs documents et confirmations dans les plus brefs délais. Mettre en œuvre toutes les lois et instructions reçues par eux.
- Inscrire les nouveaux étudiants, ouvrir un dossier pour chaque étudiant et enregistrer les informations les concernant dans des dossiers.
- Organiser la rentrée des étudiants en début d’année académique pour les niveaux (deuxième, troisième et quatrième).
- Assurer l'authenticité de la délivrance des documents préparatoires à l'école pour les nouveaux étudiants.
- Agrément la poursuite de la fréquentation des étudiants.
- Contact avec la direction des services internes de la présidence de l'université dans le but de fournir un logement aux étudiants résidant en dehors de Bagdad.
- Organiser les identités étudiantes pour les quatre étapes académiques.
- Organiser un registre des diplômés.
- Organiser les documents des diplômés, ainsi que les documents muraux, et suivre leur authentification auprès de la présidence de l'université (service des affaires étudiantes et des attestations) et du ministère des affaires étrangères.
- Répondre aux questions sur la validité de la délivrance des documents fournis aux diplômés des années précédentes.
- Émettre des listes contenant les noms des étudiants au début de chaque année universitaire et y apporter des modifications, telles que des reports et des transferts.
- Présenter les problèmes liés à un étudiant au conseil du collège pour prendre la décision appropriée à son sujet après avoir fourni au conseil le parcours académique de l’étudiant.
- Préparer une base de données d'étudiants contrefaits et mettre à jour les informations qu'elle contient.
- Effectuer le suivi des instructions de transport vers et depuis le collège, accueillir et modifier la candidature.
- Organiser les dossiers d'examen pour tous les niveaux académiques, les auditer avec des comités d'examen et créer des feuilles maîtresses électroniques.
- Fournir aux départements scientifiques des listes d'étudiants de tous niveaux au début de chaque année universitaire.
- Organisation de stages d'été pour les étudiants de troisième année dans les tribunaux.
- Émettre des arrêtés administratifs concernant l'obtention du diplôme des étudiants du collège à la fin de chaque année scolaire pour le premier et le deuxième cycles.
- Fournir aux étudiants d'approbation du diplômé.
La structure administrative
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- Unité de l'admission et inscription
- Unité de vérification des documents et des dossiers
- Unité de validité de délivrance de documents
- Unité des dossiers électroniques et de la documentation.